Participatie in aanbesteding van slimme stadstechnologie

In de fase van het Voorbereiden van de opdracht (fase 1) bieden 7 van de 13 stappen aanknopingspunten voor het betrekken van burgers. Onder andere bij het bepalen van de inkoopbehoefte (stap 1) die bijvoorbeeld bij een scanvoertuig vaak voortkomt uit de publieke taak om de publieke ruimte te beheren. Door de kennis van burgers actief te betrekken bij het identificeren van de inkoopbehoefte kun je als gemeente andere perspectieven op de probleemstelling en de mogelijke oplossingen krijgen.

In het Doorlopen van de aanbestedingsprocedure (fase 2) zijn er bij 2 van de 6 stappen aanknopingspunten voor een publiek civiele samenwerking. Bijvoorbeeld het betrekken van burgers bij het selecteren van een partij (stap 4) die de service gaat realiseren. Burgers kunnen op een andere manier kijken naar de vooraf opgestelde selectiecriteria en daarbij het belang van door hen gedragen publieke waarden inbrengen.

In het Uitvoeren van de opdracht (fase 3) bieden 2 van de 3 stappen aanknopingspunten. In de uitvoering van het contract (stap 1) heeft bijvoorbeeld de gemeente Amsterdam een jaar samengewerkt met onder andere een burgerpanel om hun grenzen en wensen direct te vertalen naar het realiseren van een scanservice (zie onderzoek HvA verderop).

Het valt op dat sommige stappen uit fase 1 doorschuiven naar fase 2 en 3 als er ingezet wordt op het samenwerken met burgers of maatschappelijke instellingen. Verder liggen er vóór fase 1 kansen om burgers te betrekken bij experimenten op basis waarvan de inkoopbehoefte vorm kan krijgen. En ná fase 3 zou je kunnen overwegen om burgers te betrekken bij het monitoren van de inzet van het product of de service.

Voor verdere details over hoe de stappen in de verschillende fases zouden kunnen worden aangepast richting een publiek-civiele samenwerking verwijzen we naar de tijdlijn die Waag maakte.

Onderzoek HvA en partners: een concreet participatietraject

Een van de aanknopingspunten in fase 2 van de tijdlijn van Waag bestaat uit het verplaatsen van het ontwerpen en testen van een dienst naar fase 3 – het uitvoeren van de opdracht. Daarmee veranderde onder andere het opstellen van gunningscriteria en het opstellen van selectiecriteria in fase 2. De HvA heeft samen met het Machine Vision Team van de gemeente, het Responsible Sensing Lab van het AMS, de Knowledge and Intelligence Design-sectie van de TU Delft en het Civic Ai Lab een Engelstalig artikel geschreven over die veranderingen, dat hierna wordt samengevat.

In 2022-2023 heeft de gemeente Amsterdam een aanbestedingsproces voor een nieuw scanvoertuig doorlopen. Om dit soort technologie zo verantwoord mogelijk in te zetten, lag er nadruk op de rechten, grenzen en wensen van Amsterdammers. Daarom waren er twee uitgangspunten bij deze aanbesteding: 1) de gemeente zou haar haar eigen blurring- en herkenningsmodellen ontwikkelen en 2) de eerste toepassing van deze service zou  gedurende minstens een jaar samen met een burgerpanel van inwoners, kennisinstellingen en de leverancier ontwikkeld worden in een onderzoeks- en ontwikkelproject (R&D). Deze eerste beoogde toepassing bestond uit het herkennen van bouwcontainers op potentieel kwetsbare kades voor Toezicht & Handhaving Openbare Ruimte (THOR). Het R&D-project kreeg de naam Samen werken aan verantwoord scannen en herkennen.

In het doorlopen van de aanbestedingsprocedure (fase 2) waren de genoemde kennisinstellingen betrokken bij het ontwikkelen van een gunningsleidraad, een daarbij horend programma van eisen en een selectieleidraad. Deze documenten kregen een ander karakter dan normaal het geval was, door de aanwezigheid van de twee eerder genoemde uitgangspunten en het betrekken van de Tada-waarden in dit traject.

Over het fysieke uiterlijk van het scanvoertuig werden er vooral proceseisen voor het uitvoeren van de opdracht (fase 3) geformuleerd in plaats van precieze producteisen. Het bedrijf dat het scanvoertuig zou gaan ontwikkelen moest bijvoorbeeld tijd en middelen reserveren om binnen het R&D-project te experimenteren met de grafische vormgeving en communicatiemogelijkheden van het scanvoertuig.

Aangezien de gemeente de AI-modellen en gegevensverwerking zou gaan realiseren, lag de verantwoordelijkheid daar, ook voor het betrekken van burgers bij de verfijning ervan. Het gevolg was bijvoorbeeld een ‘harde’ eis voor het bedrijf dat het in staat moest zijn om deze modellen tijdens het R&D-project in fase 3 te implementeren en zo nodig te updaten.

Rondom de processtappen bij THOR op basis van de beeldherkenning en de besluitvorming rondom nieuwe toepassingen was uiteraard de gemeente verantwoordelijk. Op beide gebieden werd wel voorzien dat het betrekken van het burgerpanel in het R&D-project in fase 3 tot belangrijke aanscherpingen zou kunnen leiden.

De algemene aanname was dat de Tada-waarden een rol zouden gaan spelen in de discussies binnen het R&D-project in fase 3. Het project werd ook gezien als een belangrijk collectief leerproces waarin alle deelnemers betrokken zijn. Dit proces zou mogelijk een nieuwe standaardaanpak kunnen stimuleren voor meer participatieve manieren om bestaande slimme stadstechnologieën continu te verbeteren of nieuwe te verwerven. Een indruk van deze verwachtingen staan in een interview met Binnenlands bestuur.

De gunning en de uitvoering van de opdracht (fase 3) heeft intussen vorm gekregen in R&D-project (februari 2023 tot februari 2025), waarin een scanfiets is gerealiseerd. Daar ging een enquête met een wervingsonderdeel en een participatieplan aan vooraf. Hoe de intensieve samenwerking is aangepakt staat in dit white paper van de gemeente. De kennisinstellingen schrijven op dit moment nog een artikel samen met de gemeente over wat we kunnen leren van die samenwerking met het burgerpanel.